Toestemming vragen: zo doen zij het

 In Algemeen, Kwaliteit & privacy

De AVG is er duidelijk over: zorgaanbieders moeten expliciete toestemming vragen aan de patiënt om hun gegevens te delen met derden. Bijvoorbeeld voor het uitzetten van een tevredenheidsonderzoek. Patiënten hebben hiermee meer zicht en grip op wat er met hun persoonsgegevens gebeurt en dat is natuurlijk een goede zaak. Voor veel zorgaanbieders is het echter ook een flink hoofdpijndossier: het blijkt vaak niet gemakkelijk in te regelen in de bestaande processen. Om zorgaanbieders die hier nog mee aan het stoeien zijn op weg te helpen, hebben wij aan twee ziekenhuizen gevraagd om hun aanpak en ervaringen te delen.

Het Rode Kruis Ziekenhuis: “Een vinkje in het patiëntendossier”

Het Rode Kruis Ziekenhuis is in 2015 begonnen met het uitvragen en registreren van het informed consent (de expliciete toestemming). Dit was vlak voor de start van het digitaal patiënttevredenheidsonderzoek. Het RKZ vraagt patiënten die zich nieuw inschrijven in het ziekenhuis standaard naar hun e-mailadres. Aan patiënten die reeds bekend zijn in het ziekenhuis, vragen ze bij een opname of bij de balie van een polikliniek zoveel mogelijk om het e-mailadres. Hierbij wordt aangegeven dat het e-mailadres voor verschillende doeleinden wordt gebruikt. Een specifieke vraag aan patiënten is of het e-mailadres gebruikt mag worden voor het versturen van een vragenlijst voor het patiënttevredenheidsonderzoek. Heeft de patiënt toestemming gegeven? Dan vindt registratie hiervan plaats in het EPD (HiX). Patiënten ontvangen alleen een uitnodiging voor het onderzoek als er in het EPD staat dat ze toestemming hebben gegeven.

Volgens het RKZ lag en ligt de uitdaging nog steeds bij het uitvragen en noteren van de juiste e-mailadressen: “een fout in een e-mailadres levert een ‘niet verzonden’ vragenlijst op.” Patiënten kunnen te allen tijde aangeven dat ze niet mee willen doen met de ervaringsonderzoeken. Mediquest legt deze ‘opt-out’ vast en koppelt dit terug aan het RKZ. We werken op dit moment hard aan een koppeling zodat de opt-out automatisch wordt geregistreerd in het EPD.

Leg duidelijk uit aan patiënten waarom je onderzoek doet en zorg voor persoonlijke aandacht

Het RKZ heeft ervaren dat het loont om duidelijk uit te leggen waarom er onderzoek wordt gedaan en om patiënten goed te informeren over hoe zij hun privacy waarborgen. Ze informeren patiënten op verschillende manieren over het patiënttevredenheidsonderzoek. Onder meer via de website van het RKZ, hun RKZ-magazine, de RKZ rubriek in de plaatselijke krant en via een patiënteninformatiefolder die hier speciaal voor is ontwikkeld.

Daarbij biedt het RKZ nog iets extra’s: na het invullen van de vragenlijst kunnen patiënten aangeven of ze contact willen met het RKZ naar aanleiding van het bezoek aan het ziekenhuis en/of het patiënttevredenheidsonderzoek. De betrokken afdelingsleider belt de patiënt vervolgens voor een gesprek, patiënten waarderen dit altijd zeer.

Treant Zorggroep: “Maak de patiënt er continu op attent”

Ook Treant Zorggroep zet in op een goede communicatie over privacy. Ze informeren de patiënten via verschillende kanalen over waarom ze hun gegevens registreren en wat hun rechten zijn. Ze doen dit onder meer via de website, via een passage in de behandelovereenkomst en in het patiëntenportaal.

Patiënten horen bij inschrijving waar hun e-mailadres voor gebruikt kan worden. Treant Zorggroep legt de toestemming vast door het e-mailadres te registreren bij het aanmaken van een nieuwe patiënt in ZIS (Ziekenhuis informatie systeem). Als de patiënt hier bezwaar tegen heeft, dan wordt het e-mailadres niet opgenomen in ZIS. De ervaring van Treant is dat er zeer weinig patiënten zijn die hier bezwaar tegen hebben. Patiënten kunnen het aangeven als ze niet (meer) benaderd willen worden voor het ervaringsonderzoek. Mediquest legt deze ‘opt-out’ vast. Wij koppelen de uitgeschreven patiënten vervolgens terug naar Treant zodat zij deze kunnen verwerken in het EPD.

 

We hopen dat deze ‘ervaringsverhalen’ nuttig waren voor u! Heeft u zelf ook ervaringen of tips die u wil delen? Neem dan contact op met Milou Welsink (mwelsink@mediquest.nl of 088 – 126 39 73).

Meer weten over patiëntervaringen meten bij Mediquest? Ga dan naar de pagina ervaringen meten >

Dit zou u ook kunnen interesseren