Sit back, relax and audit

 in Kwaliteit & privacy

We vragen Sophie van Eijk, Kwaliteitsmanager bij Mediquest, naar haar tips voor een succesvolle audit. Samen met collega’s Pauline Smith en informatiebeveiligingsmanager Cees van Kemenade heeft ze in mei de jaarlijkse externe audit door DNV-GL bij Mediquest begeleid. Dit is voor certificering van zowel de informatiebeveiligingsnormen ISO27001 en NEN 7510 als voor de Kwaliteitsmanagementnorm ISO9001.

Welke tips heb je ter voorbereiding op de audit?

Als auditee is het altijd fijn om te weten waar het auditgesprek over zal gaan. Verdiep je dus in welke normen er op de planning staan. Hoe vertalen die zich naar je eigen rol of werkzaamheden? Probeer hierbij voorbeelden te bedenken en zoek bijbehorende documentatie alvast op zodat je dat niet ter plekke hoeft te doen.

Als kwaliteitsmedewerker heb je een belangrijke rol in de voorbereiding. Allereerst wil je dat de medewerkers met inhoudelijke kennis aan tafel bij de auditor komen te zitten. Niets is zo oncomfortabel als praten over iets waar je geen kennis of ervaring mee hebt. Zorg dat de planning vroeg bekend is zodat de agenda’s van de auditees leeg zijn en informeer de hele organisatie meerdere keren. Geef aan wat je van de auditees verwacht en probeer waar mogelijk spanning weg te nemen door je ervaringen uit eerdere gesprekken te delen.

Wat is je tip voor tijdens de audit?

Mij is geleerd om lui te zijn op het goede moment. Als auditor, maar ook als auditee, word je een proces of werkwijze uitgelegd of bevraagd. Als je dit niet (helemaal) begrijpt dan kun je het beste om extra uitleg vragen. In dat grijze gebied kan namelijk wel eens een mooie verbetering liggen.

Wees niet nerveus maar trots. Een gesprek vliegt voorbij als je voorbeelden kan geven van projecten waar je trots op bent. En wees je ervan bewust dat het antwoord ‘Ik begrijp je niet’ of ‘Zo heb ik er nog nooit naar gekeken’ ook antwoorden zijn. Het is geen toets of discussie maar een objectief gesprek met gewone mensen over je dagelijkse werkzaamheden, dus ratel niet eindeloos door zonder dat je weet wat er eigenlijk gevraagd wordt.

Welke tips kun je geven om de audit goed af te sluiten?

De audit is niet het feestje van de kwaliteitsmanagers en informatiebeveiligers. Het succesvol afronden van een audit is een feestje van alle medewerkers. Bij Mediquest vragen we DNV altijd om een afsluitend praatje te geven in de keuken waar iedereen bij is. Samen met je collega’s aan de statafel, met een drankje en hapje luisteren naar wat we samen kunnen verbeteren levert veel meer op dan het rondsturen van een auditrapport.

Wat is de tip voor jullie succes?

Bij Mediquest werken we allemaal in lijn met onze purpose: Goede en betaalbare zorg voor iedereen. Hard gezegd is de certificering en het werken volgens de normen daar nou eenmaal voor nodig, het is onderdeel van je werk whether you like it or not. Dit geldt ook voor de bevindingen die uit een audit komen.

Wat mij trots maakt is dat welke medewerker ik ook vraag om geaudit te worden of om een verbeterpunt op te pakken, nog nooit heeft iemand tegen mij gezegd: ‘Waarom ik?’. Het kwaliteitsmanagementsysteem is verweven in de processen van de hele organisatie. Hierdoor hoeft er voor de audit niet spontaan een circus opgetuigd te worden waarin de medewerkers hun trucje doen, en er vervolgens niets wordt verbeterd. Het is een bewust en gepland proces waar je controle over hebt en waar draagvlak voor is. Maar het allermooiste is als een auditee ideeën krijgt om het proces te verbeteren en de intrinsieke motivatie wordt geprikkeld.

 

Meer over kwaliteit en privacy bij Mediquest >

Dit zou u ook kunnen interesseren